Politique de confidentialité

Mis à jour en mai 2019

FleishmanHillard HighRoad Corp. (« nous » ou « notre ») respecte votre vie privée.  Nous nous engageons à préserver votre confidentialité et à protéger vos renseignements personnels contre une utilisation non autorisée.

‍

OBJET DE LA POLITIQUE

La présente politique de confidentialité (« Politique ») explique notre approche quant à tout renseignement personnel que nous pourrions recueillir auprès de vous à l’aide de ce site Web (le « Site ») et dans d’autres situations ou interactions, ainsi que les fins auxquelles nous utilisons vos renseignements personnels. La présente Politique met également de l’avant vos droits en ce qui concerne notre utilisation de vos renseignements personnels.

La présente Politique vous indiquera de quelle nature sont les renseignements personnels à votre sujet que nous utilisons et comment vous pouvez nous demander de les supprimer, de les mettre à jour, de les transférer et/ou de vous y donner accès. La présente Politique vise à vous aider dans la prise de décisions éclairées lorsque vous utilisez le Site.  

Cette politique de confidentialité n'est pas destinée à s'appliquer au traitement des renseignements personnels des employés de FleishmanHillard, qui est traité séparément dans notre politique de confidentialité sur le lieu de travail. Toute personne nous donnant des renseignements personnels au moyen du Site ou autrement, à l’exclusion de tous les employés de FleishmanHillard.

SAUF SI INTERDIT PAR LA LOI, EN UTILISANT OU EN ACCÉDANT AU SITE, VOUS ACCEPTEZ DE RESPECTER NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ. SI VOUS N’ÊTES PAS EN ACCORD AVEC LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ, VOUS NE POUVEZ ACCÉDER OU UTILISER D’UNE QUELCONQUE FAÇON LE SITE.

‍

TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Les renseignements personnels sont de l’information qui permettent de vous identifier en tant que personne. Les catégories de renseignements personnels que nous rassemblons incluent:

• les coordonnées (p.ex. nom, adresse municipale, numéro de téléphone, adresse courriel),
• les renseignements sur vos intérêts et affiliations,
• les renseignements pour l’embauche et les ressources humaines (p.ex. emplois et scolarité, statut d’admissibilité à l’emploi, date de naissance, renseignements sur les comptes financiers, information sur l’identité émises par le gouvernement), et
• les renseignements supplémentaires que vous nous donnez.

Des renseignements supplémentaires à propos des renseignements personnels que nous recueillons sont présentées dans la prochaine section, COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et dans la POLITIQUE SUR LES TÉMOINS ci-dessous.

‍

FAÇONS D’OBTENIR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons collecter et recevoir vos renseignements personnels selon différentes méthodes:

• Renseignements personnels que vous nous fournissez. Vous pourriez nous donner vos renseignements personnels directement. Ce sera le cas lorsque, par exemple, vous nous contactez pour des demandes de renseignements, si vous remplissez des formulaires sur notre Site ou en copie papier, si vous participez à un sondage, si vous vous inscrivez pour recevoir nos communications marketing ou nous transmettez vos commentaires par le biais de vos interactions avec nous.
• Renseignements personnels que nous recueillons automatiquement auprès de vous. Lorsque vous accédez à et utilisez notre site, nous recueillons automatiquement certains renseignements techniques sur votre équipement, vos actions et habitudes de navigation. Nous recueillons ces renseignements personnels à l'aide de témoins et d'autres technologies similaires (voir POLITIQUE SUR LES TÉMOINS ci-dessous).
• Renseignements personnels reçus de tierces parties. De temps en temps, nous pouvons recevoir des renseignements personnels sur vous de tierces parties. Ces tiers peuvent inclure des fournisseurs d’analyse, de paiement, d’hôtellerie et de transport ainsi que des tiers qui nous prodiguent des services techniques afin que nous puissions exploiter notre Site et fournir nos services.
• Renseignements personnels disponibles publiquement. De temps en temps, nous pouvons collecter des renseignements personnels à votre sujet à partir de sources publiques, de reportages dans les médias ou de renseignements personnels à votre sujet que vous-même ou un tiers pourriez nous rendre publiques (par exemple en prenant la parole lors d'événements ou en publiant des articles ou autres formes de nouvelles).

‍

COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons principalement des renseignements personnels auprès de vous pour :

• vérifier votre identité,
• fournir nos services aux clients
• nous permettre d’améliorer nos produits et services, ainsi que développer et commercialiser de nouveaux produits et services,
• répondre à des demandes que vous nous soumettez,
• enquêter ou régler des demandes ou des conflits,
• respecter toute loi applicable, ordonnance d’un tribunal, tout autre processus judiciaire, ou les exigences d’un organisme de réglementation,
• appliquer nos accords avec vous,
• protéger les droits, la propriété ou la sécurité de notre entreprise ou de tiers, y compris nos autres clients et utilisateurs du Site,
• offrir du soutien pour la fourniture de nos Services, et
• une autre utilisation requise ou permise par la loi.

‍

UTILISATIONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR CE SITE

Voici comment nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons avec ce Site :

• Renseignements client.
  Les renseignements que nous rassemblons au sujet de nos clients et clients potentiels sont utilisées pour nous permettre de répondre aux demandes des clients, pour gérer les comptes de nos clients, pour effectuer des vérifications de solvabilité, ainsi que pour vérifier et compléter des opérations financières pour des paiements qui nous sont transmis.
• Demandes des médias et de renseignements
  Nous pouvons rassembler des renseignements pour des demandes d’entrevue, des questions des médias ou des demandes d’information au sujet de notre entreprise. Nous pouvons également vous offrir la possibilité de vous abonner à des infolettres ou de recevoir des billets de blogues et d’autres renseignements que nous diffusons. Vos coordonnées peuvent être requises dans chacun de ces cas, en plus d’autres renseignements personnels pertinents en ce qui concerne ces demandes. Ces renseignements nous permettent de répondre à vos demandes ou à celles des médias.
• Opportunités d’emploi.
  Les employés potentiels et les fournisseurs de services peuvent nous communiquer des renseignements pour en savoir plus et postuler sur des emplois, par exemple en soumettant leur C.V. et autres renseignements connexes. Ces renseignements nous sont utiles pour évaluer les candidatures, répondre à ces demandes, ainsi que pour faire nos choix d’embauche.
• Témoins.
  Nous utilisons les témoins et d’autres technologies similaires pour recueillir des renseignements avec le matériel informatique et les logiciels que vous utilisez pour accéder au Site, ou encore avec votre téléphone cellulaire. Veuillez consulter notre POLITIQUE SUR LES TEMOINS pour de plus amples renseignements.

Il est possible que nous archivions ou entreposions périodiquement les renseignements que vous partagez avec nous selon nos normes en matière de sauvegarde et notre politique de conservation des documents.

‍

AUTRES UTILISATIONS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons aussi rassembler des renseignements dans des contextes extérieurs à ce Site. Ces renseignements peuvent être utilisés de la manière décrite ci-dessus et d’autres manières, telles que :

• Sondages et votation.
  Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous avec des sondages. La participation se fait sur une base volontaire et vous pourrez choisir de divulguer ou non ces renseignements. Parfois, vous devrez peut-être vous inscrire pour voter ou participer à un sondage. Nous utiliserions alors ces renseignements pour présenter les résultats du sondage ou des votes.
• Promotions.
  Il est possible que nous menions des promotions, des concours ou des offres spéciales avec cadeaux, lesquels peuvent nécessiter une inscription de votre part. Nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous afin de mettre en œuvre une promotion, un concours ou une offre spéciale impliquant un cadeau, ainsi que pour remettre des prix ou donner des avis. Vous n’êtes pas tenu de participer à ces événements et de nous communiquer des renseignements.
• Renseignements sur l’industrie.
  Nous rassemblons et gérons des bases de données contenant des renseignements à propos des journalistes, des professionnels, des influenceurs des médias sociaux, des utilisateurs des médias sociaux et d’autres professionnels des secteurs des relations publiques, de l’actualité ou des médias, recueillies par nous ou par nos fournisseurs de services externes fiables du domaine de l’analyse médiatique. Ces renseignements peuvent inclure le nom, les coordonnées d’affaires, les affiliations et intérêts professionnels d’une personne. Ces données peuvent être partagées volontairement par ces personnes sur notre Site ou dans d’autres situations (telles que des événements de rassemblement public), ou être des renseignements publics ou disponibles dans les bases de données de tiers ou sur des plateformes de contenu de tiers (y compris des plateformes de médias sociaux). De plus, nous pouvons recueillir et/ou examiner d’autres reportages diffusés auprès du public et autres types de contenu journalistique tels que celui qui est présenté dans des sites de nouvelles et des médias sociaux, dans le but de comprendre ce que les gens disent à propos de nous et de nos clients. Nous utilisons ces renseignements pour offrir nos services à nos clients, par exemple en nous assurant que nous et nos clients sommes pleinement au courant de l’opinion publique actuelle quant à tout thème particulier et sommes tout à fait prêts à gérer les relations avec la presse ou les médias. Il est également possible que nous utilisions ces renseignements à des fins d’administration et de promotion pour notre propre entreprise. Nous tentons de limiter l’utilisation de ces renseignements à ce qui est absolument nécessaire pour nos intérêts d’affaires légitimes.
• Sections interactives.
  Nous pouvons présenter des sections interactives, telles que des babillards d’affichage, clavardoirs (chat rooms) ou autres forums. La participation des utilisateurs à ces sections n’est pas obligatoire. Nous vous recommandons de ne soumettre aucun renseignement qui pourrait permettre de vous identifier personnellement dans le cadre de votre participation à ces sections. L’utilisation de ces espaces publics n’est pas sécurisée et nous ne pouvons vous assurer que vos renseignements seront protégés.
• Communications à des fins de marketing.
  Nous pouvons mener des activités de marketing qui impliquent l’utilisation de vos renseignements personnels. Nous pouvons vous envoyer des renseignements de marketing par la poste ou par courriel. Nous pouvons également vous communiquer des renseignements à propos d’événements médiatiques et de relations publiques. Il pourrait être nécessaire de mentionner l’objet d’autres communications promotionnelles à l’endroit où nous recueillons ces renseignements. Nous vous envoyons ces renseignements et documents à l’endroit où vous avez accepté de recevoir ces renseignements et documents, ou à un endroit où nous avons une autre autorité légale pour le faire dans la mesure requise par la loi.  
• Réception de services.
  Si nous vous avons demandé, à vous ou à l'organisation que vous représentez, de nous fournir des produits ou des services (par exemple, si vous ou l'organisation que vous représentez nous fournissez des services tels qu'un support informatique ou des conseils financiers), nous collecterons et traiterons vos renseignements personnels afin de gérer nos relations avec vous ou avec l’organisation que vous représentez, de recevoir des produits et services de vous ou de l’organisation que vous représentez et, le cas échéant, de fournir nos services à des tiers.
• Administration des affaires et conformité légale.
  Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins d’administration des affaires et de conformité légale tel que décrit ci-dessous :
• respecter nos obligations légales;
• faire respecter nos droits légaux;  
• protéger les droits de tierces parties; et
• dans le cadre d’une transition d’entreprise telle qu’une fusion, une restructuration, une acquisition par une autre société ou la vente en tout ou en partie de nos actifs.

‍

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES ENFANTS

Notre Site s’adresse aux personnes âgées de 18 ans et plus.  Nous ne prévoyons ni ne rassemblons volontairement les renseignements personnels d’enfants.

‍

PARTAGER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec l’une de nos sociétés affiliées, ou avec nos mandataires, associés, clients ou entrepreneurs, conseillers professionnels, organismes gouvernementaux ou de réglementation pour les raisons suivantes : (a) fournir nos services aux clients ou obtenir de l’aide pour le traitement de transactions; (b) répondre aux demandes de renseignements, recevoir et envoyer des communications, mettre à jour des listes de marketing, analyser des données; (c) fournir des services de TI ou d’autres services de soutien; (d) faciliter l'exploitation et la gestion efficace de notre groupe d'entreprises; (e) nous conformer à une obligation légale ou dans le cadre d'une réclamation ou d'un litige, ou protéger de toute autre manière nos droits légaux; ou (f) obtenir de l’aide pour d’autres services auxiliaires dans la réalisation de tâches, à l’occasion. Nos mandataires, associés et entrepreneurs n’utiliseront vos renseignements personnels que dans la mesure exigée par l’exécution de leurs fonctions.

Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à d’autres entreprises ni ne les partagerons avec d’autres entreprises pour qu’elles les utilisent sans votre consentement, sauf pour les circonstances énumérées ci-dessus ou en lien avec la vente ou la fusion de FleishmanHillard ou de la division ou du bureau responsable des services.

OBTENIR VOTRE CONSENTEMENT

Lorsque notre utilisation de vos renseignements personnels exige votre consentement de par la loi en vigueur, vous pouvez donner ce consentement :

• au moment de la collecte de vos renseignements personnels, en respectant les directives données; ou
• en nous en informant par courriel, par la poste ou par téléphone, à l’aide des coordonnées indiquées dans la présente Politique.

Veuillez noter que si vous consentez expressément à des utilisations additionnelles de vos renseignements personnels, il est possible que nous utilisions vos renseignements personnels d’une manière conforme avec ce consentement.

‍

ACCÈS

Dans la mesure requise par la loi, nous vous offrons un accès raisonnable aux renseignements personnels à votre sujet qui ont été conservés et la possibilité raisonnable de corriger, de modifier ou de supprimer les renseignements inexacts ou ayant été traitées de façon erronée, s’il y a lieu. Nous pouvons limiter ou refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque le fardeau ou les coûts associés à la fourniture de cet accès seraient disproportionnés par rapport aux risques de conséquences sur votre confidentialité dans ce cas particulier, ou lorsque cela pourrait porter atteinte aux droits de tiers.

‍

CHOIX ET MOYENS

Dans la mesure requise par la loi, nous vous donnons la chance de choisir si vos renseignements personnels seront (a) divulgués à des fournisseurs tiers ou (b) utilisés dans un but qui est sensiblement différent des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis initialement ou approuvés par vous ultérieurement. Dans la mesure requise par la loi, nous obtenons un consentement volontaire pour certaines utilisations ou divulgations de données sensibles. À moins de vous offrir un choix approprié, nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins sensiblement identiques à celles indiquées dans la présente Politique. Pour vous prévaloir de ces choix, vous pouvez communiquer avec nous tel qu’indiqué dans la présente Politique.

Nous pouvons partager les renseignements personnels avec nos sociétés affiliées et nos filiales tel que décrit ci-dessus, sous PARTAGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels sans offrir la possibilité de refuser, et nous pouvons être tenus de divulguer ces renseignements (a) à des fournisseurs tiers auxquels nous faisons appel pour l’exécution de services en notre nom et en vertu de nos directives, (b) si la loi ou un processus judiciaire l’exige, ou (c) en réponse à des demandes légitimes de la part des autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences en matière de sécurité nationale, d’intérêt public ou d’application de la loi. Nous nous réservons également le droit de transférer les renseignements personnels en cas de vérification ou si nous vendons ou transférons l’ensemble ou une partie de notre entreprise ou de nos actifs (par exemple en cas de fusion, d’acquisition, de coentreprise, de réorganisation, de dissolution ou de liquidation).

SÉCURITÉ

FleishmanHillard prend des mesures raisonnables et appropriées pour la protection des données personnelles contre la perte, le mauvais usage, ainsi que l’accès, la divulgation, la modification et la destruction non autorisés, en tenant compte des risques associés au traitement et à la nature des données personnelles. Voir également CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ci-dessous.

‍

LIENS ET SERVICES DE TIERS

Notre Site contient des liens vers les sites Web et les services de tiers. Rappelez-vous que quand vous utilisez un lien pour aller de notre Site à un autre site Web ou vous demandez un service à un tiers, la présente Politique ne s’applique plus.

Votre navigation et vos interactions dans tout autre site Web, ou vos rapports avec tout autre fournisseur de services tiers, sont soumis aux règles et politiques propres à ce site Web ou à ce fournisseur de services tiers. Nous ne surveillons, ne contrôlons ni n’appuyons les pratiques de tout tiers en matière de confidentialité.

Ce Site peut s’intégrer à des services de réseautage social. Vous comprenez que nous ne contrôlons pas ces services et ne sommes pas responsables de leur manière de fonctionner. Quoique nous vous offrions la possibilité d’utiliser ces services en lien avec notre Site, nous le faisons simplement pour aider nos utilisateurs et, tout comme vous, nous nous attendons à ce que ces services de tiers soient gérés de manière appropriée et équitable.

La présente Politique ne s’applique pas à ces sites Web de tiers et à ces fournisseurs de services tiers.

‍

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons à garder les renseignements personnels que vous nous communiquez en sécurité. Nous prenons des mesures raisonnables et appropriées pour protéger vos renseignements personnels, y compris mais sans s’y limiter des logiciels et du matériel sophistiqués qui protègent les renseignements personnels d’une perte, d’un mauvais usage et d’un accès, d’une divulgation, d’une modification et d’une destruction non autorisés, en tenant compte des risques associés au traitement et à la nature des renseignements personnels.

Les renseignements relatifs aux soumissions de candidature sont cryptés et transmis de façon sécurisée. Vous pouvez le vérifier en repérant l’icône de cadenas fermé au bas de votre navigateur Web, ou le « https » au début de l’adresse URL. Seuls les employés ou les tiers qui ont besoin de renseignements afin de traiter une demande particulière pourront avoir accès aux renseignements qui permettent de vous identifier personnellement.

‍

NOTRE POLITIQUE SUR LES TÉMOINS

Nous utilisons des témoins et des technologies similaires pour recueillir des renseignements personnels avec l’ordinateur ou autre appareil que vous utilisez pour l’accès au Site. Les « Témoins » sont des éléments d’information pouvant être placés dans votre appareil afin de rassembler des données pour faciliter et améliorer vos communications et vos interactions avec notre Site. Nous pouvons également permettre à certains tiers de placer des témoins tel que décrit ci-dessous.  

Nous utilisons des témoins et autres technologies dans tous nos sites pour assurer la meilleure expérience possible sur notre Site. Par exemple :

• Nous utilisons des témoins analytiques pour reconnaître et compter les utilisateurs de notre Site, mesurer l’efficacité de notre contenu, en plus de comprendre la manière dont les visiteurs utilisent notre Site.  Nous utilisons présentement Google Analytics à ces fins.
• Nous pouvons placer, ou permettre à un tiers de placer, des témoins fonctionnels pour qu’un site Web soit plus facile à utiliser, tels que des témoins qui gardent en veille la séance d’un utilisateur.
• Par exemple, si nous permettons aux candidats qui visitent notre Site de postuler pour un emploi ces derniers sont dirigés vers un site de tiers pour soumettre des candidatures et ce site place un témoin, qui est utilisé pour garder la séance d’un postulant en cours. Ce même tiers peut également placer d’autres témoins, tels qu’un témoin LinkedIn, qui peut s’appliquer également aux postulants d’un emploi. Nous pourrions utiliser Taleo pour cette raison. Vous pouvez supprimer ces témoins à l’aide de vos préférences de navigateur.
• Nous pourrions aussi utiliser Vimeo pour héberger des vidéos, ce qui place un témoin pour permettre aux visiteurs de regarder les vidéos intégrées dans des publications et des pages de notre Site.

Vous pouvez revoir vos préférences de navigateur Internet pour vous prévaloir des choix que vous avez pour certains témoins. Si vous désactivez ou supprimez certains témoins dans vos préférences de navigateur Internet, vous pourriez ne plus pouvoir accéder ou utiliser des fonctions ou options importantes de ce Site, et vous pourriez devoir saisir à nouveau vos renseignements de connexion.

Pour en savoir plus à propos de l’utilisation de témoins pour Google Analytics, veuillez consulter le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics au https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/

Pour en savoir plus à propos de l’utilisation des témoins placés par des tiers, veuillez consulter ce qui suit :

Taleo
https://www.oracle.com/legal/privacy/privacy-choices.html

Vimeo
https://vimeo.com/cookie_policy

‍

NOUS GARDONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PENDANT COMBIEN DE TEMPS?

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, après quoi ils sont supprimés de nos systèmes.

‍

CHANGEMENTS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Il est possible que nous apportions des changements à la présente Politique à l’occasion. Ce Site inclut une date à laquelle elle a été mise à jour pour la dernière fois.

Pour vous assurer de demeurer au courant de notre façon d’utiliser vos renseignements personnels, nous actualiserons la présente Politique à l’occasion pour y indiquer tout changement à notre utilisation de vos renseignements personnels. Nous vous recommandons de relire la présente Politique régulièrement pour connaître la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels.

‍

EXÉCUTION D’UN RECOURS ET RESPONSABILITÉ

Vous pouvez déposer une plainte à propos de notre traitement de vos renseignements personnels. Nous prendrons des mesures pour régler les problèmes découlant de tout manquement présumé pour nous conformer aux lois applicables. Vous pouvez communiquer avec nous tel qu’indiqué ci-dessous au sujet de plaintes relatives à nos pratiques de gestion des renseignements personnels.

‍

COORDONNÉES

Pour toute question ou préoccupation en ce qui concerne la présente Politique, ou pour poser des questions ou exprimer des inquiétudes à propos de la collecte, de la gestion et du traitement des renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à la personne indiquée ci-dessous.

Katherine Fletcher
Chef de l’exploitation et associée principale
45 O’Connor Street
Suite 1200
Ottawa, ON K1P 1A4
Canada
Courriel : yourprivacy@fleishman.com

‍

MODES ALTERNATIFS DE RÉSOLUTION DE CONFLITS

Si votre plainte ne peut se résoudre par les processus internes, nous collaborerons avec les modes alternatifs de résolution de conflits adoptés d’un commun accord par les parties.

‍